Fra 1. januar 2027 må fakturaer til andre bedrifter sendes elektronisk – dette må du gjøre

Hva som er bestemt, og hvem det gjelder

Stortinget vedtok lovendringen i juni 2026, og forskriften med detaljene kom 29. september 2026. Skatteetaten har forklart reglene i en egen uttalelse. Kort sagt gjelder dette:

Fra 1. januar 2027 skal en bedrift med bokføringsplikt sende elektronisk faktura når kunden også er bokføringspliktig og kan ta imot elektronisk faktura. Skatteetaten skriver rett ut at en faktura i PDF ikke kan brukes hvis kunden kan motta elektronisk faktura.

Salg til privatpersoner er ikke en del av dette kravet. Selger du bare til forbrukere, endrer ikke 2027 noe for deg. Selger du både til privatpersoner og bedrifter, gjelder det bedriftsfakturaene. Forskriften har også noen unntak, blant annet for virksomheter med svært liten omsetning og for finans, forsikring og pensjon. Er du i tvil om bedriften din er omfattet, sjekk Skatteetatens uttalelse eller spør regnskapsføreren.

Datoene som kommer etter 2027

Kravet kommer i tre steg. Det er lurt å se dem samlet, fordi det du bygger nå, også bør tåle de neste stegene.

Det betyr at en nettbutikk som i dag ikke spør bedriftskunden om organisasjonsnummer, uansett må gjøre det innen 2028. Å bygge det inn nå sparer deg for én runde med endringer.

Hva «kan ta imot» betyr for deg

Om kunden kan ta imot elektronisk faktura, avgjøres av om bedriften står i det felles adresseregisteret for elektronisk faktura. Fram til 2030 gjelder kravet i praksis bare overfor kunder som er registrert der. De fleste regnskapsprogram slår opp dette selv når du lager fakturaen, og sender elektronisk når det går.

Det du bør vite: offentlige virksomheter tar allerede imot elektronisk faktura. Små bedriftskunder er ikke alltid registrert, så still spørsmålet når du er usikker. Fram til 2030 kan du også bruke enkelte andre strukturerte formater, men ikke PDF, til kunder som kan ta imot elektronisk.

Det er lurt å registrere din egen bedrift som mottaker også, selv om plikten til å ta imot først kommer i 2030. Da slipper leverandørene dine å lure på hvor fakturaen skal.

Nettbutikk og booking med bedriftskunder: her må du se etter

Det er to steder dette oftest skaper arbeid.

Det første er nettbutikker der bedriftskunder kan velge faktura, og der fakturaen lages av nettbutikken selv og sendes som PDF på e-post. Den flyten må legges om, slik at fakturaen sendes elektronisk til kunder som kan ta imot.

Det andre er booking- og bestillingssystemer som sender faktura til bedrifter, for eksempel for selskapsbestillinger, kurs eller faste avtaler. Sjekk hvem som lager fakturaen der, og om systemet kan sende elektronisk.

Hos Karma Pro Beauty Store må bedriftskunder søke om proffkonto med organisasjonsnummer, og eieren godkjenner dem før faktura blir et betalingsvalg. En slik flyt har allerede det organisasjonsnummeret kravet bygger på.

Om kravet også gjelder når en bedriftskunde betaler med kort eller Vipps i kassen og får kvittering, har vi ikke funnet et tydelig svar på i Skatteetatens uttalelse. Avklar det med regnskapsføreren før du bygger om noe for de ordrene.

Den enkleste veien: la regnskapsprogrammet sende fakturaen

For de fleste små bedrifter er det enkleste å la regnskapsprogrammet lage og sende alle bedriftsfakturaer. Tripletex og Fiken kan allerede sende elektronisk faktura. Bruker du et annet program, sjekk det i innstillingene eller spør leverandøren. Nettbutikken sender da ordren videre, og regnskapsprogrammet tar resten.

Det er også slik vi bygger det selv. I vår egen kobling fra ordre til faktura sender vi prisene med mva inkludert og lar regnskapsprogrammet regne ut avgiften. Da er det bare ett sted som regner, og det blir ikke øreavvik mellom butikken og regnskapet. Hvordan du velger riktig kobling mellom nettbutikken og regnskapet, står i guiden om Tripletex og nettbutikken.

Det som ofte går galt, er at både nettbutikken og regnskapsprogrammet sender faktura til samme kunde. Da får kunden to fakturaer for én ordre. Slå av fakturautsendelsen i butikken for bedriftskunder når regnskapet overtar.

Dette bør du gjøre før nyttår

Hva som avgjør arbeidet, og om du kan gjøre det selv

Arbeidet avhenger mest av hvor mange steder fakturaene lages. Lager du alle fakturaer i regnskapsprogrammet i dag, er det ofte gjort samme dag: sjekk innstillingene og send en test. Lager nettbutikken eller bookingsystemet egne fakturaer, er det et lite prosjekt, fordi flyten må legges om og testes med en ekte bedriftskunde.

Det som gjør det større, er egne felt og vilkår på fakturaen, mange bedriftskunder med ulike avtaler, og systemer som ikke kan snakke med regnskapsprogrammet i dag. Da må det bygges en kobling, og den bør si fra når en faktura ikke kommer frem.

Du kan gjøre mye selv hvis all fakturering allerede skjer i regnskapsprogrammet. Få hjelp hvis nettbutikken lager fakturaer, hvis flere systemer sender faktura, eller hvis du er usikker på hvilke ordre som er omfattet. Vi hjelper med koblingen mellom systemene under automatisering og integrasjoner. Spørsmål om hva som skal bokføres hvordan, hører hjemme hos regnskapsføreren din.

Selger du fra nettbutikk til andre bedrifter, kan koblingsvelgeren hjelpe deg å se hvordan ordrene bør komme over i regnskapet.