Tripletex og nettbutikken: velg riktig kobling

Tre måter å få salget inn i regnskapet

Hver ordre for seg: hver ordre blir et salg i regnskapet, gjerne med kunden registrert. Det er riktig når kunden er en bedrift som skal ha faktura, og når du vil se hver kunde i regnskapet. Med mange små ordre blir kundelisten lang og regnskapet tungt å lese.

Samlet oppgjør: salget samles per dag eller per utbetaling fra Vipps, Klarna eller kortbetaling, og føres som ett bilag med alle linjene. Det passer for butikker med mange små ordre til privatpersoner, og det gjør det lettere å avstemme mot banken.

Import for hånd: du laster ned en fil fra butikken og leser den inn i regnskapet. Det fungerer når det er lite salg, men det er avhengig av at noen husker det, og at det gjøres likt hver gang.

Mange butikker ender med en blanding: bedriftskunder ført ordre for ordre, privatkunder samlet. Spør regnskapsføreren hva de foretrekker før du velger. Det er de som skal leve med resultatet.

Pengene kommer ikke inn slik ordren ser ut

Det de fleste undervurderer, er at ordren og pengene i banken ikke ser like ut. Kunden betaler hele beløpet, men betalingsleverandøren samler mange ordre, trekker fra gebyrene sine og betaler ut ett beløp noen dager senere. Refusjoner trekkes ofte fra i samme utbetaling.

En god kobling fører salget med hele beløpet, gebyret som en kostnad og utbetalingen slik den kommer i banken. Da går det opp. Fører du bare det som kommer inn på kontoen, blir salget for lavt og gebyrene usynlige.

Dette må stemme før koblingen settes opp

Disse punktene avgjør om tallene blir riktige, uansett hvilken kobling du velger.

Mva per vare: varer kan ha ulik sats, for eksempel mat og andre varer. Hver vare i butikken må ha riktig sats, og butikken må regne mva på samme måte som regnskapet forventer.

Frakt: frakt skal også ha riktig mva. Spør regnskapsføreren hvordan dere fører frakt når en ordre har varer med ulik sats.

Gebyrer fra Vipps, Klarna og kortbetaling: de skal føres som kostnad, ikke forsvinne i differansen.

Refusjoner og delvise refusjoner: en retur må bli en kreditering i regnskapet, ikke bare et lavere beløp i banken.

Rabattkoder og gavekort: rabatt skal redusere salget på riktig linje. Gavekort føres ofte annerledes enn vanlig salg, så avklar med regnskapsføreren hvordan de skal føres.

Utbetalinger: hver utbetaling fra betalingsleverandøren må kunne kobles til ordrene den gjelder.

Bokføringsloven krever at salget er dokumentert og at dokumentasjonen oppbevares. Det er regnskapsføreren som avgjør hvordan dere fører det. Koblingen skal gjøre det de har bestemt, hver gang.

Ferdig kobling eller bygget selv

Tripletex har ferdige integrasjoner for blant annet WooCommerce, Shopify, Vipps, Klarna og Stripe, og Fiken har egne integrasjoner og partnere. For de fleste små butikker er en ferdig kobling riktig start. Den er testet av mange, og den oppdateres når systemene endrer seg.

Det kan lønne seg å bygge noe eget når den ferdige koblingen ikke håndterer noe du faktisk har: bedriftskunder med egne avtaler, flere betalingsløsninger som må avstemmes hver for seg, produkter satt sammen av flere deler, eller en rutine regnskapsføreren ikke kan endre. Da er det koblingen som må tilpasses bedriften, ikke omvendt.

Det vi har sett gå galt, og rekkefølgen vi sjekker i

Den vanligste feilen vi finner, er at mva-innstillingene i nettbutikken ikke stemmer med det regnskapet forventer. Da er hver ordre feil før den kommer frem, og det hjelper ikke hvor god koblingen er.

Den nest vanligste er at to steder regner ut mva. Butikken regner, koblingen regner på nytt, og det blir små øreavvik som hoper seg opp. I vår egen kobling fra ordre til faktura sender vi derfor priser med mva inkludert og lar regnskapsprogrammet regne avgiften. Ett sted regner, og det blir ikke avvik.

Den tredje er en kobling som har stoppet uten at noen merket det. Vi har sett en synkronisering som rapporterte «ingenting nytt» i flere dager, mens den i virkeligheten leste et gammelt, lagret svar. En kobling skal si fra når den feiler, og når den er stille lenge.

Rekkefølgen vi sjekker i: mva-innstillingene i butikken, én vanlig ordre hele veien, én utbetaling mot bankkontoen, og til slutt én refusjon.

En test i seks punkter som viser at koblingen virker

Hva som avgjør arbeidet, hvor lang tid det tar, og om du kan gjøre det selv

Arbeidet avhenger av hvor mange betalingsløsninger du har, om du har bedriftskunder med faktura, hvor mange returer du får, og om regnskapsføreren har en fast måte å føre salget på. Hver betalingsløsning må avstemmes for seg.

Å sette opp en ferdig kobling går ofte raskt. Testen tar lengre tid, fordi du må vente på minst én hel utbetaling fra hver betalingsleverandør før du vet at det går opp.

Du kan gjøre det selv hvis du har én betalingsløsning, bare privatkunder og en regnskapsfører som vil se over de første ukene. Få hjelp hvis du har flere betalingsløsninger, både bedrifts- og privatkunder, eller hvis tallene allerede ikke stemmer. Selger du til bedrifter, se også hva som endres med elektronisk faktura fra 2027. Vi setter opp og følger med på slike koblinger under automatisering og integrasjoner og nettbutikk.

Usikker på hvilken kobling som passer? Koblingsvelgeren stiller fem spørsmål og foreslår en løsning, uten at du oppgir noe om deg selv.