KI-assistent i bedriften: hva den faktisk kan gjøre for en liten bedrift

Hva en KI-assistent og en AI-agent er, i praksis

En KI-assistent er et program du kan skrive til på vanlig språk. Den leser, oppsummerer og skriver utkast. ChatGPT og Microsoft Copilot er de mest kjente. Du spør, den svarer, og du bestemmer hva du gjør med svaret.

En AI-agent, eller KI-agent, kan i tillegg gjøre ting i andre systemer: slå opp i kalenderen, lage en ordre, sende en e-post. Det er her nytten kan bli stor, og det er her det må være mest kontroll. Jo mer den kan gjøre, jo viktigere er det at noen godkjenner før det skjer.

Mange av de største tidsbesparelsene i en liten bedrift kommer likevel ikke fra KI, men fra vanlige koblinger mellom systemer: ordre som går rett til regnskapet, eller lager som oppdateres fra leverandøren. Er oppgaven helt lik hver gang, er en vanlig kobling ofte tryggere og billigere i drift. KI passer der oppgaven krever at noe leses og forstås.

Oppgaver der KI gjør en merkbar forskjell

Felles for alle: KI lager et forslag, og en person bestemmer. For en håndverker kan det være et utkast til svar på en tilbudsforespørsel. For en restaurant et utkast til svar på en selskapsforespørsel. For en nettbutikk et utkast til produkttekst som eieren retter. Hvordan dette ser ut for innboksen, står i guiden om å automatisere e-post.

Chatbot på nettsiden: når den hjelper, og når den gjør skade

En chatbot kan svare på det kundene spør om hele tiden: åpningstider, hvor dere holder til, hva som er med i en tjeneste, hvordan man bestiller. Det avlaster telefonen og svarer også om kvelden.

Den gjør skade når den finner på ting. En chatbot som oppgir en pris som ikke finnes, lover en dato eller svarer på en klage, kan skape mer arbeid enn den sparer. Regelen vi bruker: chatboten får bare svare fra tekster du har godkjent, og når den ikke finner svaret der, skal den si det og sende kunden videre til et menneske.

Vi har bygget en slik rådgiver som sjekker hvert svar før det vises. Inneholder svaret et faktum som ikke finnes i kildene, blir det forkastet, og kunden får et fast svar i stedet. Si også tydelig at det er en maskin som svarer.

Hvor det går galt: det vi har lært

Vi bruker KI i eget arbeid hver dag, og tre ting har vi lært på den harde måten.

En assistent kan si at den har gjort noe den ikke har gjort. Vi har sett et svar som sa at det var søkt og sjekket, med kilder som så ekte ut, uten at noe søk var kjørt. Derfor sjekker vi hva som faktisk skjedde i loggen, ikke hva assistenten skriver at den gjorde.

Tall skal komme fra systemet, ikke fra assistenten. Skal en rapport vise hvor mange henvendelser eller hvor mye annonsene kostet, regner vi tallene ut i vanlig programkode og lar KI bare skrive teksten rundt. Da kan den ikke finne på et tall.

«Jeg fikk ikke lest dette» er et bedre svar enn et galt svar. Vi har sett en assistent svare at det ikke var noen jobber en dag, fordi den ikke klarte å lese timeplanen. Den skal si fra når noe ikke kunne leses, ikke gjette.

Hvor grensen for godkjenning går

En godkjenning skal gjelde akkurat det som ble vist. Endres teksten etterpå, må den godkjennes på nytt. Og et ja én gang er ikke et ja for alltid: hver sending trenger sin egen godkjenning.

ChatGPT, Copilot eller noe koblet til dine systemer

For den enkeltes arbeid, som å skrive, oppsummere og tenke høyt, holder det ofte med ChatGPT eller Copilot i en bedriftsversjon. Sjekk vilkårene: bruker leverandøren det du skriver til å trene modellene sine, og finnes det en databehandleravtale?

Microsoft Copilot i Microsoft 365 ser alt brukeren har tilgang til: e-post, filer og møter. Datatilsynets sandkasserapport sammen med NTNU er tydelig på at man må rydde i tilgangene først, innføre det i små steg, og som hovedregel vurdere personvernkonsekvensene før man tar det i bruk.

En løsning koblet til dine systemer passer når samme oppgave går gjennom e-post, booking, kunderegister eller regnskap hver uke. Da kan KI gjøre forarbeidet, og en person godkjenner i én oversikt. Det er et prosjekt, ikke et abonnement du bare slår på.

Kom i gang selv: fire steg du kan ta denne uken

Du trenger ikke et prosjekt for å finne ut om KI er nyttig for deg. Start med én oppgave du gjør hver uke, som å svare på de samme spørsmålene fra kunder, skrive tilbudstekst etter en befaring eller lage produkttekster.

Bruk en bedriftsversjon av ChatGPT eller Copilot, ikke en privat gratiskonto, og les vilkårene om hva leverandøren gjør med det du skriver inn. Legg ikke inn helseopplysninger, personnummer eller annet du ikke ville sendt på e-post til en fremmed.

Skriv ned fakta assistenten skal bygge på, i ett dokument: tjenestene, vilkårene, åpningstider og hvordan dere vil ordlegge dere. Be den bruke bare det, og les hvert svar før det går videre. Noter tiden oppgaven tok før og etter i et par uker. Sparer det tid uten at du må rette mye, kan neste steg være å koble det til innboksen eller kunderegisteret.

Hva du bør forberede, hva som avgjør arbeidet, og tid

Forbered tre ting: en liste over oppgavene som gjentar seg hver uke, tekstene assistenten skal bygge på (priser, vilkår, vanlige svar), og hvem som skal godkjenne. Bestem også hvilke opplysninger den får se, og hvilke den ikke skal se.

Arbeidet avhenger av hvor mange systemer som må kobles, om KI bare skal skrive forslag eller også gjøre ting, hvor mye som kommer inn, og hvor strenge kravene til kontroll er. Å ta i bruk ChatGPT eller Copilot for egen del kan du gjøre selv. En assistent koblet til innboks, booking eller kunderegister bør starte som en prøve på én oppgave, der alle forslag leses nøye i en periode før du stoler på dem.

Vi setter opp slike løsninger som en del av automatisering og integrasjoner, og de fleste starter med én oppgave.