Felles e-postadresse i Microsoft 365: når du trenger delt postboks

Fire måter å håndtere en fellesadresse på

En delt postboks er én innboks med egne mapper, egen kalender og egen «sendt»-mappe, som flere har tilgang til. Alle ser den samme e-posten, og et svar sendt fra post@ ligger der så de andre ser at det er svart. Den passer når kunder skriver til en fellesadresse og noen må følge opp.

En ekstra adresse (alias) på én persons konto betyr at e-post til faktura@ havner rett hos den ene personen. Den passer når én person eier oppgaven. En e-postliste sender en kopi til hver mottaker, og hver svarer fra sin egen kopi, så det er vanskelig å se hvem som har svart. En gruppe i Microsoft 365 gir felles innboks og kalender og tåler flere brukere enn en delt postboks. Videresending til en adresse utenfor firmaet er den svakeste løsningen: e-posten forlater bedriften, og videresendt e-post havner oftere i søppelpost hos mottakeren.

Lisensreglene Microsoft oppgir

En delt postboks kan lagre opptil 50 GB uten egen lisens. Blir den full, kan den fortsatt ta imot e-post en stund, men ikke sende. Etter hvert stopper også mottaket, og de som skriver til dere, får en feilmelding. Trenger du mer plass, arkiv eller at e-posten skal låses for sletting i forbindelse med en rettssak, krever Microsoft at postboksen får egen lisens.

Alle som skal bruke den delte postboksen, må ha en egen lisens med e-post. Pakken som bare gir Office-programmene, har ikke e-post og holder derfor ikke. Personer utenfor bedriften, for eksempel en regnskapsfører med Gmail-adresse, kan ikke få tilgang til en delt postboks. Da anbefaler Microsoft en gruppe i stedet.

Grensene de færreste kjenner til

Microsoft oppgir at en delt postboks passer for opptil 25 brukere. Er flere inne samtidig, kan det gi feil ved tilkobling og doble meldinger. Du kan heller ikke hindre at noen sletter e-post i en delt postboks. Er det viktig, er en gruppe bedre.

Kontoen bak den delte postboksen skal ikke brukes til å logge inn direkte. Microsoft anbefaler at innlogging på den er sperret. Det betyr også at skanneren eller nettsiden ikke skal settes opp med innloggingen til post@. Til det finnes egne løsninger, se guiden om kontaktskjema som kan slutte å sende e-post. E-post fra en delt postboks kan heller ikke krypteres, fordi postboksen ikke har egen innlogging.

Send som, eller send på vegne av

Med «send som» ser mottakeren bare post@firma.no som avsender. Med «send på vegne av» står det at Kari sendte på vegne av post@. For kundeservice er «send som» det vanlige. Tilgangen gis til hver person av den som administrerer Microsoft 365.

Rett etter at postboksen er laget eller en person er lagt til, kan Outlook si at du ikke har lov til å sende. Microsoft forklarer det med at endringen må spres mellom datasentrene, og at det går over etter omtrent en time. Vent før du begynner å feilsøke.

Tilgang fra telefonen

På PC dukker delte postbokser ofte opp i Outlook av seg selv. På telefonen må du legge den til i Outlook-appen for iPhone eller Android. Microsoft støtter det der. Den innebygde e-postappen på telefonen er ikke laget for delte postbokser, og det er der vi oftest ser at noen «ikke får» e-posten til post@.

Ved en flytting til Microsoft 365 er dette et av punktene de ansatte merker. Ta det med i beskjeden du sender ut før byttet, se guiden om å flytte e-post til Microsoft 365.

Slik bruker små bedrifter post@ og faktura@ i praksis

Et oppsett som virker for mange: post@ som delt postboks for alle som tar kundehenvendelser, faktura@ som delt postboks for den som betaler regninger og følger opp regnskapet, og ekstra adresser for gamle adresser som fortsatt får e-post. Når en ansatt slutter, kan kontoen gjøres om til en delt postboks. Da leser en kollega videre, og lisensen blir ledig så lenge postboksen holder seg under grensen.

Det vi oftest finner når vi rydder, er adresser ingen leser. Vi har sett en fellesadresse stå på nettsiden mens eieren leste en helt annen innboks, og kontaktskjemaet sendte til adressen ingen åpnet. Rekkefølgen vår er derfor: hvilke adresser står oppgitt utad (nettside, Google-profil, fakturaer), hvem leser hver av dem, og så valg av delt postboks, ekstra adresse eller gruppe for hver.

Autosvar på en delt postboks

En delt postboks kan sende et automatisk svar, for eksempel «Takk, vi svarer innen neste arbeidsdag». Svaret settes på postboksen selv, ikke på hver ansatt, så det gjelder uansett hvem som leser e-posten. Det er lurt å si noe konkret om når kunden kan vente svar, og å skru det av eller endre det i ferier.

Husk at autosvaret går til alle som skriver, også til nyhetsbrev og varsler. Hold det kort, og ikke legg ved priser eller lenker som fort blir utdaterte.

Selv eller med hjelp, og hva som avgjør omfanget

Å lage én delt postboks og gi to personer tilgang tar noen minutter i administrasjonssenteret, og det klarer du selv. Omfanget øker med antall adresser som skal ryddes, om gamle personlige kontoer skal gjøres om, om e-posten skal flyttes fra en annen tjeneste, og om skjema og systemer sender fra adressene.

Vil du ha hjelp til å rydde adressene og sette opp tilgangene riktig, er det en del av e-post og Microsoft 365. Du får et skriftlig forslag med omfang og pris før noe starter.

Bruker du post@ eller faktura@ til å sende fra, kan du sjekke at e-posten kommer frem med e-post-sjekken.