Hopp til innhold
Ovanap
EN

1. oktober 2026Blogg

Flytte e-posten til Microsoft 365: slik gjør du det i riktig rekkefølge

Ovanap Team5 min lesetid

Å flytte e-posten til Microsoft 365 går i fast rekkefølge: finn ut hvilke adresser og systemer dere har, opprett brukerne, kopier over den gamle e-posten, bytt hvor ny e-post skal leveres når alt er klart, og rett domeneinnstillingene samme dag. Gjort i den rekkefølgen merker de ansatte lite annet enn en ny innlogging og en ny konto på telefonen. Guiden gjelder både flytting fra Google Workspace og fra en e-postkonto hos et webhotell som Domeneshop eller one.com.

Før du starter: finn alt som bruker e-posten i dag

Lag en liste over alle adresser: personlige postbokser, fellesadresser som post@ og faktura@, ekstra adresser som går til én person, videresendinger og adresser som bare finnes for å ta imot noe fra et system. Skriv hvem som leser hver av dem. Det er vanlig å finne en adresse på nettsiden som ingen har lest på lenge.

Skriv også opp alt som sender e-post uten at et menneske trykker «send»: kontaktskjemaet på nettsiden, ordrebekreftelsene fra nettbutikken, bookingsystemet, regnskapsprogrammet og skanneren. Hver av dem må kobles om etter flyttingen. Til slutt: hvor er domenet registrert, og har du innloggingen dit? Uten den stopper prosjektet på dag én.

Rekkefølgen som gir minst avbrudd

Først beviser du overfor Microsoft at domenet er ditt, ved å legge inn en kode der domenet styres. Så oppretter du brukerne, gir dem lisens og lager felles postbokser for fellesadressene. Postboksene må finnes i Microsoft 365 før noe kan kopieres inn.

Et døgn eller to før byttet ber du domenet om å la andre huske hvor e-posten skal leveres i kortere tid enn vanlig. Da går overgangen raskere. Så kopieres den gamle e-posten over, leveringsadressen byttes til Microsoft, og kopieringen kjøres én gang til for å fange det som kom inn underveis. Den gamle tjenesten sies ikke opp før du har sett at ny e-post kommer inn hos alle.

Liste over adresser, avsendere og innlogging til domenet

Bevis domenet, opprett brukere og felles postbokser

Kortere husketid for leveringsadressen

Et døgn eller to før

Kopier gammel e-post

Bytt leveringsadresse, kopier én runde til

Rett domeneinnstillingene for Microsoft 365

Samme dag

Telefoner, skjema og skanner, så oppsigelse av det gamle

Rekkefølgen for å flytte e-post til Microsoft 365. Selve byttet kommer sent, ikke først.

Fra Google Workspace eller fra et webhotell: forskjellen

Fra Google Workspace har Microsoft et eget flytteverktøy som tar med e-post og regler, kalender og kontakter, i puljer av brukere. Det krever litt forarbeid hos Google og en midlertidig oppdeling slik at begge tjenestene kan brukes samtidig. Ifølge Microsoft kommer ikke fraværsmeldinger, rombestillinger og delte kalendere med, og reglene kommer over avslått, så hver bruker bør se over dem før de slås på.

Fra en e-postkonto hos et webhotell kopieres bare selve e-posten. Kontakter og kalender må hentes ut og legges inn for seg. Microsoft oppgir en grense på 500 000 meldinger per postboks og 35 MB per melding. Du trenger passordet til hver gamle postboks, eller en administratorinnlogging hos webhotellet. Har ingen passordene, må de nullstilles før flyttingen.

Domeneinnstillingene etter byttet

Samme dag som leveringsadressen byttes, må lista over hvem som får sende e-post i firmaets navn endres, så Microsoft 365 står der i stedet for webhotellet, sammen med de andre tjenestene som fortsatt sender. Signaturen for domenet slås på i Microsofts sikkerhetsportal. Hva de tre innstillingene er, står i guiden om e-post som havner i søppelpost.

Dette er en vanlig felle hos norske webhotell. Domeneshop setter for eksempel opp lista for sine egne servere og en regel som sender e-post som ikke består, til søppelpost. Flytter du e-posten, men lar lista stå og venter med signaturen, vil e-post fra Microsoft 365 verken stå på lista eller ha gyldig signatur. Da ber regelen mottakerne legge den i søppelpost. Sjekk resultatet i e-postsjekken samme kveld.

Telefoner, Outlook og det de ansatte merker

De ansatte får en ny innlogging og som regel kode på telefonen ved pålogging. Den gamle kontoen på telefonen og i Outlook må fjernes, og den nye legges til. Legger du bare til den nye, risikerer du at noen fortsetter å sende fra den gamle, eller at telefonen viser to innbokser. Adresseforslagene i Outlook kan peke på gamle adresser en stund.

Send en kort beskjed før byttet: når det skjer, hva som skal gjøres på telefonen, og hvem de kan spørre. Felles postbokser dukker ofte opp av seg selv i Outlook på PC, men må legges til manuelt i Outlook-appen på telefonen. Mer om det i guiden om delt postboks.

Dette har vi sett gå galt ved flytting

Det som oftest ryker, er ikke innboksene, men alt som sender e-post av seg selv. Et kontaktskjema som sendte via det gamle webhotellet, fortsetter å si «melding sendt» selv om e-posten ikke kommer frem. Vi har sett nettbutikker der ordrene lå i orden i administrasjonen, mens kundene aldri fikk ordrebekreftelsen. Derfor tester vi hvert skjema og hver ordre med en ekte innsending etter byttet, og ser at meldingen faktisk er levert.

Flyttes nettsiden eller domenet samtidig, øker risikoen. Når vi flytter en nettside, lar vi e-postinnstillingene stå urørt og gjør e-postbyttet som en egen jobb. Og endringer i domenet slår ikke igjennom overalt samtidig. E-post kan se ut til å virke i timer etter en endring og så feile når resten av internett har fått den med seg.

Tid, omfang og selv eller med hjelp

Det som avgjør omfanget, er antall postbokser, hvor mye gammel e-post som skal med, om kalender og kontakter skal flyttes, hvor mange systemer som sender e-post, og om du har innloggingen til domenet. For en liten bedrift kan selve byttet gjøres på en kveld, men forarbeidet og oppfølgingen av telefoner og skjema tar mer tid enn byttet.

Er dere to–tre personer med bare e-post, kan du gjøre det selv med Microsofts veiviser. Har dere fellesadresser, nettbutikk, skanner og flere enheter, lønner det seg at én person holder i hele rekkefølgen. Vi gjør dette som del av e-post og Microsoft 365, med skriftlig forslag med omfang og pris før vi starter. Vurderer du fortsatt Google, les Google Workspace eller Microsoft 365 først.

Guiden hører til tjenesten E-post og Microsoft 365: E-post som kommer frem, felles innbokser og filer alle finner.

Kilder

Skal dere flytte e-posten?

Fortell hvor e-posten ligger i dag, hvor mange som bruker den og hva som sender e-post automatisk. Du får et forslag med rekkefølge, omfang og pris.

Beskriv flyttingen