E-posten havner i søppelpost? Tre innstillinger som avgjør det

De tre innstillingene, forklart uten fagord

Den første er en liste over hvem som får sende e-post i firmaets navn. Står e-posttjenesten din på lista, men nettbutikken eller nyhetsbrevverktøyet ikke gjør det, kan mottakeren behandle e-posten fra nettbutikken som mistenkelig.

Den andre er en digital signatur på hver melding. Mottakeren kontrollerer signaturen og ser at meldingen kommer fra en avsender som har lov, og at ingen har endret den underveis. Signaturen holder også når e-posten videresendes. Det gjør ikke lista.

Den tredje er en regel for hva mottakeren skal gjøre med e-post som påstår å komme fra firmaet ditt, men som verken står på lista eller har gyldig signatur. Regelen kan si «bare gi meg beskjed», «legg den i søppelpost» eller «avvis den». Den kan også be mottakerne sende deg en daglig rapport over hvem som sender i firmaets navn. Uten regelen kan andre lettere sende e-post som ser ut til å komme fra deg.

Slik ser du om domenet ditt har dem

Raskest er å skrive inn domenet, for eksempel firma.no, i e-postsjekken vår. Den leser de offentlige innstillingene og viser hva som mangler. Du trenger ikke oppgi e-postadressen din.

Vil du se hva som skjedde med én bestemt melding, send den til en Gmail-adresse du kan åpne, velg «Vis original» i menyen på meldingen, og se om de tre kontrollene står som bestått. Det er mottakerens egen dom. At et utsendingsprogram sier «levert», betyr bare at mottakeren tok imot meldingen. Det sier ikke om den besto kontrollene eller havnet i søppelpost.

Gmail og Yahoo krever dette nå, også av små bedrifter

Siden februar 2024 har Gmail krevd at alle som sender til private Gmail-adresser, har minst lista eller signaturen på plass. Den som sender rundt 5 000 e-poster i døgnet eller mer, må ha alle tre og en enkel avmeldingslenke. Yahoo stiller tilsvarende krav. Google skriver at Gmail fra november 2025 strammer inn og avviser mer av e-posten som ikke oppfyller kravene.

De fleste små bedrifter sender langt færre e-poster enn dette, men grunnkravet gjelder alle. Det vi oftest finner, er ordrebekreftelser fra en nettbutikk som sender uten signatur, og domener uten regel i det hele tatt.

Hos Microsoft 365, Google, Domeneshop og one.com

Microsoft 365: Lista må nevne Microsoft. Et domene kan bare ha én liste, så alle tjenester som sender, må stå i den samme. Signaturen slås på i Microsofts sikkerhetsportal etter at du har lagt inn to oppføringer der domenet styres. Til det trenger du Microsoft-portalen og innloggingen til domenet samtidig. Regelen legger du inn der domenet styres, ikke i Microsoft 365.

Google Workspace: Signaturen lages i Googles administrasjonspanel og legges inn der domenet styres. Google skriver at det kan ta opptil to døgn før den virker, og at du må vente to–tre døgn etter at e-posten er tatt i bruk, før signaturen kan lages.

Domeneshop: Har du både domenet og e-posten hos Domeneshop, er alle tre satt opp automatisk. Domeneshop legger inn en regel som sender e-post som ikke består, til søppelpost. Det er trygt så lenge alt sender via Domeneshop. Sender nettbutikken, bookingsystemet eller nyhetsbrevet fra samme adresse, må de legges til på lista, ellers kan akkurat den e-posten ende i søppelpost.

one.com: Bruker domenet one.com sine egne innstillinger og e-post, er signaturen slått på automatisk, og nye domener får en standard regel. Styres domenet et annet sted, for eksempel hos nettsidebyggeren, må alt legges inn manuelt der.

Stram inn trinn for trinn, uten å stoppe din egen e-post

Microsoft anbefaler å starte med regelen «bare gi meg beskjed» og en adresse for rapportene, lese rapportene en stund, gå over til «legg i søppelpost», gjerne for en del av e-posten først, og til slutt «avvis». Rapportene kommer som regel én gang i døgnet som filer som er laget for maskiner. Send dem til en egen postboks eller en rapporttjeneste, ikke til din vanlige innboks.

Rapportene viser hvem som sender i firmaets navn. Der dukker den glemte avsenderen opp: bookingsystemet, regnskapsprogrammet som sender faktura, en gammel nettbutikk. Hver av dem må få signatur eller komme på lista før du strammer inn. Ikke alle mottakere sender rapporter, så et stille døgn betyr ikke at alt er i orden.

Dette har vi sett gå galt, og rekkefølgen vi sjekker i

Det vanligste er at innstillingene aldri ble lagt inn. Et utsendingsprogram viste «mislykket» i flere uker fordi ingen hadde lagt inn det den ventet på. Nest vanligst er skrivefeil. Vi har sett en signatur der starten av teksten manglet, så den var ugyldig uten at noe feilet synlig, fordi lista bar alt alene. Det holdt til noen videresendte en melding.

Vi har også sett en regel som var lånt fra registrarens standardoppsett for domener som aldri skal sende e-post, på et domene som sendte e-post hver dag. Og regelen skrevet inn i feil felt. Flytter du styringen av domenet til en annen tjeneste, for eksempel Cloudflare, må e-postinnstillingene settes slik at de ikke går via Cloudflares filter. Feilen kan vise seg først timer etter flyttingen.

Derfor sjekker vi i fast rekkefølge: hvem tar imot e-posten, hvem sender i firmaets navn, står alle på én gyldig liste, har alle signatur, hva sier regelen, og til slutt en ekte testmelding lest hos mottakeren. Mange utsendingstjenester sender fra en egen underadresse. Da er lista på hoveddomenet ofte riktig som den er, og skal ikke endres.

Tid, omfang og når du bør få hjelp

Selve innstillingene er få linjer. Det som avgjør omfanget, er hvor mange tjenester som sender i firmaets navn, om du har innloggingen der domenet styres, og hvor lenge du vil lese rapporter før du strammer inn. Endringer slår som regel igjennom i løpet av timer. En trygg innstramming tar noen uker, fordi rapportene må få tid til å vise alle som sender.

Du kan gjøre det selv hvis du har én e-posttjeneste og ingen andre som sender. Få hjelp hvis nettbutikk, booking, nyhetsbrev og regnskap alle sender fra samme domene, eller hvis e-post fra nettsiden ikke kommer frem. Dette er en fast del av e-post og Microsoft 365 hos oss. Du får et skriftlig forslag med omfang og pris før noe starter.