Hopp til innhold
Ovanap
EN

1. oktober 2026Blogg

Google Workspace eller Microsoft 365: hva passer en liten bedrift

Ovanap Team4 min lesetid

For de fleste små bedrifter avgjøres valget mellom Google Workspace og Microsoft 365 av tre ting: om dere jobber mye i Word- og Excel-filer som andre sender dere, hvilke systemer som skal kobles til e-post og kalender, og hvem som skal passe på tjenesten. Begge gir e-post på egen adresse, kalender, lagring av filer og videomøter. Guiden hjelper deg å velge ut fra hvordan bedriften faktisk jobber, ikke ut fra en lang liste med funksjoner.

Det som faktisk avgjør valget

Begynn med dokumentene. Får dere anbud, tegninger og regneark som Word- og Excel-filer fra kunder, leverandører og regnskapsfører, og sender dem tilbake på samme måte, er Microsoft 365 som regel enklest. Da åpnes og redigeres filene i programmet de er laget i. Skriver dere mest egne dokumenter og deler dem som lenker, fungerer Google Workspace godt.

Deretter kommer vanene. Er alle vant til Outlook fra før, blir overgangen mindre med Microsoft. Bruker de fleste allerede Gmail privat og jobber mye på telefonen, er Google ofte raskere å ta i bruk.

Mye Word og Excel inn og utPeker mot Microsoft 365
Deling via lenker, mye på telefonenPeker mot Google Workspace
Kunder og partnere bruker TeamsPeker mot Microsoft 365
Systemer som skal kobles tilSjekk hva de støtter før du velger
Hva som ofte tipper valget. Ingen av punktene avgjør alene.

Teams eller Google Meet, kalender og deling

Begge har videomøter, felles kalender og deling av filer. Forskjellen merkes mest når dere samarbeider med folk utenfor firmaet. Holder kunder og samarbeidspartnere møtene sine i Teams, er det enklere å være i samme verden. For interne møter og en felles kalender mellom tre personer er begge gode nok.

Fellesadresser som post@ løses ulikt. I Microsoft 365 er delt postboks det vanlige, se guiden om delt postboks. I Google Workspace brukes gjerne grupper eller ekstra adresser. Begge virker, men sett dem opp bevisst, så ingen adresse blir stående ulest.

Systemene dere allerede bruker

Sjekk regnskapsprogrammet, bookingsystemet, kundesystemet og nettbutikken. Hvilke av dem kobler seg til e-post eller kalender, og hvilke tjenester støtter de? Et bookingsystem som skriver timer rett inn i kalenderen, må støtte den kalenderen du velger. Det samme gjelder fakturaer som sendes fra regnskapsprogrammet med firmaets adresse som avsender.

Sjekk også hvordan kontaktskjemaet på nettsiden og skanneren sender e-post. Begge leverandørene har strammet inn på innlogging med bare brukernavn og passord. Google stengte for det i mars 2025, og Microsoft slår det av som standard fra slutten av desember 2026. Uansett valg bør skjema og skanner kobles til på den nye måten eller sende gjennom en egen utsendingstjeneste, se guiden om kontaktskjema som kan slutte å sende e-post. Microsoft stenger dessuten en gammel inngang for eldre programmer fra oktober 2026, se guiden om eldre programmer som mister tilgangen.

Hvem passer på når noen begynner eller slutter

Noen må legge til nye ansatte, stenge kontoen til dem som slutter, holde oversikt over lisenser og sørge for at alle logger inn med kode på telefonen. Begge har et administrasjonspanel. Microsofts har flere valg og flere steder å lete, fordi e-post, sikkerhet og filer styres fra hver sin del. Googles er samlet, og mange som bare er innom av og til, synes det er enklere.

Det viktigste er ikke hvilket panel som er penest, men at det finnes en navngitt person med administratortilgang, at den innloggingen er beskyttet med kode på telefonen, og at dere ikke deler én innlogging på flere. Delte administratorinnlogginger er noe av det første vi rydder i.

Hva som avgjør hva det koster, uten tall

Begge tar betalt per bruker per måned, og det er pakken som avgjør hva som følger med: Office-programmene på PC-en eller bare i nettleser og på mobil, lagringsplass, arkiv og sikkerhet. Sjekk om pakken du vurderer, har Office-programmene til PC. Ikke alle har det.

Prisene endrer seg. Microsoft innførte nye priser fra 1. juli 2026 for flere av bedriftspakkene, og eksisterende kunder får dem ved første fornyelse etter den datoen. Google endret prisene for Workspace i 2025, da Googles AI-verktøy ble tatt inn i pakkene. Se derfor på fornyelsen, ikke bare startprisen. I Microsoft 365 krever delte postbokser under grensen og ekstra adresser ingen egen lisens, så antall lisenser følger antall personer, ikke antall adresser.

Å bytte senere, og det vi ser oftest

Et valg er ikke for alltid. Microsoft har et eget verktøy for å flytte e-post, kalender og kontakter fra Google Workspace, se guiden om å flytte e-post til Microsoft 365. Men hver flytting tar tid og merkes av de ansatte, så det lønner seg å velge med omhu første gang.

Vår erfaring er at det sjelden er funksjonene som lager trøbbel, men oppsettet rundt: domeneinnstillinger som aldri ble lagt inn, adresser ingen leser, og skjema som sender med et passord som slutter å virke. Uansett valg bør du sjekke e-postoppsettet på domenet etterpå.

Selv eller med hjelp

Er dere få og uten systemer som skal kobles til, kan du velge og sette opp selv med leverandørens veiviser. Få hjelp hvis e-posten skal flyttes fra en annen tjeneste, hvis nettbutikk og booking sender fra domenet, eller hvis ingen i firmaet vil eie administrasjonen.

Vi setter opp og drifter e-post og Microsoft 365 for små bedrifter, og vi hjelper også når svaret er Google Workspace. Du får et skriftlig forslag med omfang og pris før noe starter.

Guiden hører til tjenesten E-post og Microsoft 365: E-post som kommer frem, felles innbokser og filer alle finner.

Kilder

Usikker på hva som passer dere?

Fortell hvor mange dere er, hvilke filer dere jobber i og hvilke systemer som bruker e-post og kalender. Du får en anbefaling og et forslag til oppsett.

Få en anbefaling